Основные сведения о запросах котировок

 

Запрос котировок – одна из самых распространенных форм проведения закупок. Во-первых, основная особенность – простота организации, ведь единственным критерием при определении победителя является цена. Следовательно, от организатора закупки не требуется подготовки значительного пакета документов. Удобная данная форма торгов и для участников: им, соответственно, не требуется формировать большой пакет информации, чтобы принять участие. Однако запрос котировок может использоваться только в случае осуществления закупки на сумму менее полумиллиона рублей. Если же сумма сделки выше, то необходимо выбирать другие формы проведения торгов.

Несмотря на простоту организации описываемого метода, существует множество нюансов. Для успешного участия в процессе необходимо:

• уметь корректно составить заявку;
• знать, что делать, если заказчик принял решение об ее отклонении;
• знать, как поступить, если процедура оказалась отмененной и так далее.

Можно, конечно, получать опыт самостоятельно, затрачивая на его приобретение временные и денежные ресурсы, а можно обратиться в нашу компанию и сразу сделать всё правильно. За годы постоянной практики наши специалисты наработали колоссальный опыт и обладают требуемыми знаниями и умениями.

Порядок создания и отправки заявки

При отправке заявки заказчику необходимо обращать внимание на сроки. Организатор закупки обязан разместить сведения о торгах не позднее, чем за неделю до даты завершения процедуры приема заявок. Существует лишь два исключения из этого правила:

• осуществление закупки жизненно важных лекарств, ГСМ, скоропортящихся продуктов питания;
• сумма контракта составляет менее 250 тысяч рублей.

При выполнении одного из указанных выше условий период приема документов может быть не более четырех дней с даты публикации сведений о закупке. Ее организатор также имеет право изменить условия тендера, но сделать это можно не позже двух дней до окончания периода приема документов от потенциальных поставщиков.

Если же имеются нарушения сроков, об этом необходимо немедленно направлять жалобу в ФАС. Однако в этом вопросе существует множество тонкостей. Поэтому чтобы корректно составить жалобу и обеспечить принятие необходимого решения со стороны ФАС, лучше обратиться к профессионалам, которые позволят сэкономить временные и финансовые ресурсы.

Какие сведения должны быть отражены в заявке?

Четко определенных требований к содержанию заявки в законодательстве нет. Однако есть определенные обязательные поля, которые закупщик обязан отразить в образце документа, который является крайне важным приложением к тендерной документации. К таким сведениям относятся:

1. Сведения об участнике процедуры: ИНН, расчетный счет, ОГРН, юридический и фактический адрес, контактные данные и так далее. В случае принятия участия в процедуре физическим лицом, необходимо отразить его данные паспорта, имя, фамилию, отчество, адрес проживания.
2. ИНН учредителей, руководителя компании, которая участвует в тендере.
3. При наличии требования к потенциальным поставщикам о принадлежности к СМП или некоммерческому сектору, в заявке должна присутствовать соответствующая декларация.
4. Данные о предмете соглашения, его соответствии отраженным в тендерных документах требованиям, количественно-суммовые характеристики.

При наличии в закупке каких-либо ограничений или специальных характеристик продукции, участник должен предоставить документы о соответствии требуемым особенностям. Также необходимо помнить, что искусственно ограничивать конкуренцию, то есть формировать такие требования, которые заведомо может выполнить только один участник, организатору закупки запрещено. При обнаружении такого факта, необходимо в обязательном порядке направлять жалобу в ФАС. Однако, доказать данный факт, не обладая специальными знаниями и опытом, бывает очень сложно. Чтобы не допускать ущемления своих прав и иметь высокую вероятность победы в тендерах, клиент всегда имеет возможность обратиться в нашу компанию, которая оказывают услугу комплексного сопровождения процедуры торгов.

Как правильно отправлять заявку организатору торгов?

Существующими нормами законов установлено два способа предоставления документов заказчику:

• в цифровом виде через торговую площадку;
• почтой, в закрытом конверте, который бы исключал возможность его вскрытия без следов до даты проведения процедуры торгов.

Осуществление процедуры торгов в виде запроса котировок на площадках станет возможным не ранее 2017 года, поэтому в настоящее время есть только один вариант доставки документации организатору закупки – почтой.

Поскольку почта работает не всегда стабильно, имеется существенный риск опоздания предоставления заявки. Чтобы избежать данной проблемы, специалисты нашей компании рекомендуют иметь в запасе образец заявки, в который необходимо поставить только цену и можно отправлять потенциальному заказчику. Однако такой способ работает только, если компания отслеживает цены конкурентов, имеет информацию об уже состоявшихся торгах и обладает образцом заявки, который ранее уже принимался организатором закупки. Чтобы знать всю описанную информацию, необходимо содержать в штате отдельного человека. Но имеется возможность и не нести такие расходы. Достаточно обратиться в нашу компанию, и мы окажем квалифицированную помощь.

При желании, если заказчик находится территориально недалеко, можно доставить ему документы лично. Причем сделать это можно непосредственно в момент открытия конвертов. В случае отсутствия такой возможности, лучше всего отправлять информацию заказным письмом или с привлечением курьера.

Порядок действий при отклонении заявки на участие в тендере

Причины отказа могут быть следующие:

• передача незаверенной цифровой подписью заявки, либо отправка ее в более поздний период;
• наличие в документах незаполненных полей;
• предложение цены, которая выше начальной максимальной цены контракта, отраженной в тендерных документах;
• невыполнение участником условия о принадлежности к СМП, если оно было установлено в тендерных документах;
• получение от потенциального поставщика нескольких пакетов заявок.

Действующими нормами законодательства предусмотрена обязанность организатора закупки сообщать потенциальному контрагенту об отклонении его заявки с объяснением конкретных причин. Однако если организатор закупки установил ограничения, не предусмотренные законодательством, то отклонение заявки по подобным причинам можно обжаловать. Примерами неправомерных оснований для отклонения заявки являются:

• необходимость обязательно указать цену за одну единицу продукции;
• обязанность заказчика предоставить выписку из ЕГРЮЛ;
• обязанность отразить на конверте данные о контактах лица, подающего документы;
• несоответствие формы заявки требованиям заказчика (законом разрешается отправка документов в любой форме с обязательным указанием определенного перечня реквизитов).

Если же в результате анализа жалобы, ФАС примет решение о корректной работе организатора закупки, то новую заявку потенциальный поставщик уже подавать не имеет права. Также в решениях ФАС имеется устойчивая практика о том, что в случае отклонения заказчиком всех заявок и продления процедуры торгов, то отклоненные участники не имеют права повторно подавать свои пакеты документов. В такой ситуации лучше учесть свои ошибки и подготовиться к следующим торгам.

Порядок определения победителя процедуры торгов в форме запроса котировок

Лицом, выигравшим торги, является тот, кто предложил минимальную цену поставки. При этом устанавливать стоимость продукции ниже нуля не разрешается.

При создании своего предложения следует внимательно оценить собственные расходы на исполнение договора. После победы в тендере необходимо будет организовывать поставку товара или оказание услуги в рамках условий, отраженных в тендере, включая предложенную самим участником цену. Изменить условия поставки, отраженные в заявке после ее отправки на конкурс, у потенциального поставщика будет возможность только в случае изменения организатором закупки каких-либо условий в торгах. Поэтому мы рекомендуем отправлять пакет документов не раньше двух дней до даты открытия конвертов, чтобы заказчик не мог скорректировать условия тендера. Если же потенциальный поставщик решит отказаться от выполнения договора, то данные о нем будут внесены в реестр недобросовестных поставщиков, что сделает практически невозможным его участие в запросах котировок в дальнейшем.

В случае наличия нескольких заявок с идентичными предложениями цены, победителем будет признан тот участник, который раньше предоставил документы. Однако в данной ситуации есть две проблемы. Во-первых, возникает желание подать свою заявку как можно раньше, чтобы обеспечить победу. Но заказчик имеет право изменить условия тендера и тогда, поставщику, вероятно, придется отзывать свою заявку и формировать новую. Когда организатор закупки находится в другом регионе, то высока вероятность нехватки времени для подачи нового пакета документов. Кроме того, придется понести дополнительные затраты в виде почтовых расходов.

Непосредственно сам процесс выявления победителя происходит следующим образом. В установленную в тендерных документах дату происходит одновременное открытие конвертов всех участников. Объявляются заявленные условия, потенциальные контрагенты имеют возможность вести запись процедуры на любые носители.

К сожалению, в данной процедуре часто имеются нарушения, когда организатор закупки заранее вскрывает конверты, чтобы обеспечить победу какому-либо конкретному участнику. Бороться с этим можно только одним способом – запаковывать конверты так, чтобы следы вскрытия были заметны на процедуре определения победителя. В этом случае имеется шанс обжаловать итоги торгов. Однако сделать это очень сложно, поэтому гораздо эффективнее обратиться к нам, чтобы избежать ненужных рисков и получить комплексное сопровождение участия в запросе котировок. В перспективе, конечно, вероятность подобных нарушений будет снижаться в связи с введением электронной формы проведения торгов.

Порядок подписания контракта

По итогам открытия конвертов формируется протокол. Он публикуется на сайтах торговых площадок и отправляется победителю. В данном документе должно быть отражено количество участников, кто был отклонен, по каким основаниям, а также количество участников, допущенных до открытия конвертов и их ценовые предложения.

После получения протокола победитель должен предоставить организатору торгов выписку из ЕГРЮЛ. Причем она может быть либо оригинальной, либо копией заверенной нотариусом. После этого, не раньше, чем через неделю и не позже, чем через двадцать календарных дней, юридическое лицо, являющееся победителем, должно подписать договор. В случае, когда организатор закупки в числе требований указывал наличие обеспечения исполнения соглашения, в этот же период оно должно быть перечислено по соответствующим реквизитам.

При нарушении описанного срока, потенциальный поставщик будет включен в реестр недобросовестных поставщиков, как уклонившийся от выполнения обязанностей по договору, а заказчик приобретет право обратиться в суд с иском к победителю о возмещении издержек и упущенной выгоды. Право подписать соглашение в такой ситуации переходит к конкурсанту, который занял второе место.

Важно помнить, что любой участник запроса котировок имеет право обжаловать ее итоги в течение десяти календарных дней с даты публикации протокола. ФАС может принять решение об отмене итогов тендера или его продлении. По этой причине специалисты рекомендуют победителю подписывать договор не раньше окончания периода для подачи жалобы.

Порядок действий, если процедура торгов признана несостоявшейся

При подаче только одной заявки, или когда из всех участников только один был признан соответствующим установленным требованиям, торги должны быть признаны несостоявшимися. В такой ситуации договор может быть подписан с единственной компанией, которая осталась участником тендера.

Если же организатор торгов решил отклонить заявки всех поставщиков, то он обязан продлить период приема документов еще на четыре календарных дня. Об этом факте организатор закупки обязан сообщить на электронной торговой площадке не позже одного рабочего дня с момента такого решения. При отсутствии новых заявок, заказчик должен будет изменить свой график закупок и организовать новый тендер.

У закупщика имеется возможность отменить торги. Сделать это можно не позже, чем за два дня до даты окончания приема документов. Информацию об этом организатор закупки должен опубликовать на сайте торговой площадки и разослать уведомление всем потенциальным контрагентам. После отмены торгов заказчик также обязан изменить свой график закупок и, либо организовать новый тендер, либо исключить данную закупку.

Таким образом, несмотря на кажущуюся простоту процесса проведения запроса котировок, в ней есть множество нюансов и тонкостей. Чтобы повысить вероятность победы в тендере, целесообразнее и с финансовой точки зрения и с позиции минимизации рисков, обратиться в нашу компанию и получить услуги комплексного сопровождения тендерных процедур, в которые входят следующие мероприятия:

• подбор тендера;
• подготовка документации;
• обеспечения участия в торгах;
• защита прав участника закупки в ФАС и др.

Чтобы подробнее узнать о сопровождении участников тендеров, обращайтесь к нашим специалистам в любое удобное для вас время!